Agosto, si sa, specie in Italia, è il momento in cui tutti vivono le agognate ferie. Ma come fare ad andare in vacanza senza pensare al lavoro e come organizzare al meglio gli ultimi giorni per poi riposarsi davvero?
Vi suggeriamo 5 strumenti e app che vi possono aiutare a gestire al meglio gli ultimi giorni di attività e a riprendere al rientro, quasi come se niente fosse.
Pianificate tutte le attività con Trello. Conoscete Trello? Forse sì, ma forse non sapete che può aiutare a gestire il proprio lavoro e a pianificare le attività in modo da raggiungere gli obiettivi prefissati. E questo ancor di più prima di partire: gli ultimi giorni infatti sono sempre così pieni che si rischia di dimenticare qualcosa o di non riuscire a darsi delle scadenze fisse finendo con il fare tutto all’ultimo.
Come funziona questo strumento? Una volta che si è creata la propria board (che può coincidere con il vostro progetto personale o semplicemente con il vostro nome o con un’attività ben precisa), non vi resta che creare le varie list che altro non sono che delle colonne, trascinabili a seconda della necessità, che potete suddividere per attività.
Facciamo un esempio: mettiamo che lavoriate come social media specialist freelance per diverse aziende, potreste decidere di nominare le varie board a seconda dei clienti e suddividere poi le varie list per attività. Una list può essere per esempio dedicata a Instagram, l’altra a Facebook, l’altra ancora legata più genericamente alla strategia, per ognuna poi aggiungerete le cosiddette card che sono le attività che dovete portare avanti all’interno della list (esempio post per giorno X, creazione grafica e così via).
La card è estremamente personalizzabile: potete indicare la data di scadenza dell’attività, inserire una check list, darle un’etichetta in base al tempo o alla complessità dell’attività, potete collegare un documento Drive o di altro tipo e tanto altro ancora. Potete poi ordinare ogni card a seconda della priorità semplicemente trascinandole con il mouse.
Inoltre Trello è molto utile nel caso di lavori iniziati e che concluderete al rientro o per mettere in fila nuove idee e nuovi progetti da ritrovare una volta tornati al lavoro.
Infine, un piccolo consiglio: potete scaricare Trello come app sullo smartphone. Ma se volete stare tranquilli in vacanza, meglio farlo al rientro.
Tracciate le ore di lavoro con Myhours. Anche questo è un tool molto utile che però ha delle funzioni diverse da Trello. Come si intuisce dal nome, Myhours permette di tracciare le ore che impiegate per una determinata attività o progetto.
Potete, infatti iniziare a fare una cosa e far partire il timer o inserire voi le ore che vi sono servite per svolgere una determinata attività. Potete poi raggruppare le varie attività sotto i diversi progetti e così capire quanto ci mettete a fare una determinata cosa. Accoppiato a Trello questo tool diventa utilissimo perché se sapete che per svolgere quel compito ci mettete due ore – perché l’avete fatto altre volte – potete programmare gli ultimi giorni prima delle ferie in modo più efficace e corrispondente al vero.
In più, se lo si desidera, Myhours manda un report settimanale che registra com’è andato il vostro lavoro e quante ore ci avete dedicato.
Restate focalizzati grazie a Stay Focusd. Ammettiamolo: anche quando si hanno tante cose da fare, se si lavora al computer c’è sempre la tentazione di guardare Instagram, LinkedIn, la posta e così via. E se ci fosse un’app che aiutasse a restare focalizzati? Togliete pure il “se” perché esiste e si chiama StayFocusd.
Più che un’app è un’estensione Chrome che potete scaricare e che vi blocca, per il tempo che dite voi, l’accesso a una determinata piattaforma. Il blocco infatti inizia dopo che è passato il tempo che avevate dichiarato avreste dedicato al social. È altamente configurabile: potete decidere di bloccare o consentire l’accesso a determinati siti o sottodomini, così come potete bloccare certe immagini, certi video e così via.
Fondamentale prima di partire per le vacanze non solo per essere davvero produttivi, ma anche per impiegare al meglio il vostro tempo. Se fa caldo e siete già stanchi, la tentazione di dare una sbirciatina a Facebook e commentare i post è davvero grande, ma spesso vi fa perdere più di quei 5 minuti che vi eravate concessi. Ecco perché uno strumento del genere vi aiuta davvero a essere focalizzati e a raggiungere gli obiettivi che vi siete prefissati.
Impostare l’out of reply per le email. L’ultimo non è un vero e proprio strumento, ma un consiglio importante: impostate il messaggio di out of office per la vostra posta elettronica. Non solo è essenziale, è fondamentale. Ci sono persone che non lo fanno perché, avendo la posta configurata sullo smartphone, si dicono “Ma sì, tanto sono io a scegliere a quali e-mail rispondere” e invece questo può diventare un boomerang.
Se impostate il messaggio con cui dichiarate che siete in vacanza per quelle settimane o giorni, le persone non si aspetteranno una vostra risposta in quel lasso di tempo. Diversamente, se non lo farete e sarete voi a scegliere a chi rispondere e a chi no, correte il rischio che chi è dall’altra parte si senta trascurato o che vi mandi nuovamente una mail o vi contatti sul telefono.
Inoltre, il messaggio può diventare un modo carino per far capire che vi state riposando sì, ma anche che state nel frattempo rilassandovi per leggere alcuni libri (che potete anche consigliare) o per lavorare ad altri progetti.
Il consiglio è di scrivere un messaggio personale, caldo, accogliente e che si ricordi. Sarà un modo carino per restare in contatto con le persone e non farle sentire trascurate. E per voi di godervi finalmente un po’ di relax.